WF-Mag dla Windows - częste pytania
Dołączanie dokumentów WZ/SU do faktury zaliczkowej
(JL) 2008-04-18 (WF-Mag dla Windows wersja 7.31.0.2)
Po zmianie przepisów w roku 2007 każde przyjęcie zaliczki powinno być dokumentowane wystawieniem faktury zaliczkowej. Często więc mamy sytuację, gdy faktura została już wystawiona przy przyjęciu zaliczki, a po pewnym czasie realizujemy zamówienie i dostarczamy towar klientowi. Wydając towar wystawiamy dokument WZ, który dla porządku powinien być powiązany z wystawioną wcześniej fakturą. Pozwoli to także na właściwe działanie analiz zyskowności danej sprzedaży. Do wersji 7.31.0 programu WF-Mag dla Windows można było jedynie umieścić w dokumencie WZ w uwagach dodatkową informację , że dokument magazynowy jest związany z odpowiednim dokumentem handlowym. W aktualnej wersji programu WF-Mag dla Windows możemy bezpośrednio "powiązać" dokument magazynowy z wcześniejszym dokumentem handlowym. Pisząc o dokumencie magazynowym mam tu na myśli zarówno dokumenty WZ dotyczące wydania towarów lub produktów, jak też dokumenty SU które odnoszą się do usług.
Aby to zrobić należy otworzyć listę dokumentów handlowych wybierając z głównego menu opcję"Operacje Handlowe | Dokumenty handlowe". Wykorzystując odpowiednie filtry znajdujemy na liście dokumentów i zaznaczamy wystawioną wcześniej fakturę. Po zaznaczeniu wybieramy umieszczony u dołu panelu przycisk"faktury zaliczkowe"i otwiera się główne okno dotyczące dokumentów powiązanych z omawianą fakturą zaliczkową.
W naszym przypadku jest to tylko jedna faktura zaliczkowa. W dolnej części panelu mamy do wyboru kilka przycisków pozwalających na wybór odpowiednich działań.
Należy zwrócić uwagę , że opcje dołączania i odłączania dokumentu WZ do faktury zaliczkowej pojawiły się dopiero w opisywanej wersji programu. We wcześniejszych wersjach programu WF-Mag dla Windows firmy WA-PRO można było w tym oknie tylko dodać kolejne faktury zaliczkowe lub wystawić fakturę końcową.
Dla przykładu, korzystając z nowych możliwości programu, możemy "podpiąć" do naszej faktury już wystawiony dokument WZ. Wybieramy przycisk"Podłącz WZ do faktury zal."i ...
... pojawia się okno z listą dokumentów WZ. Możemy zaznaczyć jeden lub kilka z nich i w ten sposób powiązać z fakturą. Proszę zwrócić uwagę na możliwość wyboru magazynu w lewym górnym rogu okna. Taki konstrukcja umożliwia podłączanie dokumentów WZ/SU z różnych magazynów o ile istnieje taka potrzeba i operator ma takie uprawnienia.
Jeśli w oknie nie jest widoczny żaden dokument to , albo faktura zaliczkowa i WZ są zdefiniowane dla różnych kontrahentów, albo są utworzone w innych magazynach. Pierwszy przypadek wymaga odpowiedniej zmiany kontrahenta na jednym z dokumentów. Drugi przypadek można rozwiązać przez wybór odpowiedniego magazynu. Możemy wielokrotnie wracać do tego okna i wybierać kolejne dokumenty WZ lub SU , które chcemy podłączyć do faktury.
Po potwierdzeniu wyboru mamy dokumenty magazynowe powiązane z fakturą.
W głównym oknie powiązań faktury zaliczkowej mamy również dostępną opcję"Pokaż WZ do faktury zal."pozwalającą na podgląd dokumentów , które już są powiązane z fakturą. Proszę jednak zwrócić uwagę na fakt, iż podgląd jest generowany osobno dla poszczególnych magazynów. Jak widać w naszym przykładzie dokument WZ został utworzony w magazynie głównym. Natomiast ...
... dokument SU powstał w magazynie "Usługi obce". Jeśli nie odznaczymy w trakcie przeglądania żadnego z dokumentów, to przycisk"Suma"w oknie podglądu dokumentów magazynowych pokaże podsumowanie wartości wszystkich dokumentów ze wszystkich magazynów. Mamy w ten sposób możliwość porównania wartości wystawionych dokumentów WZ i SU z wartością faktury zaliczkowej do której zostały podłączone.
Natomiast wybierając w głównym oknie faktury zaliczkowej przycisk"Generuj WZ/SU do f. zal."możemy utworzyć nowy dokument WZ (lub SU) również powiązany z naszą fakturą. W bieżącej wersji programu istnieje tu jednak kilka ograniczeń, które mogą nas zaskoczyć. Generowanie nowego dokumentu jest możliwe tylko w sytuacji , gdy nie ma jeszcze żadnego powiązanego dokumentu magazynowego. Po użyciu tej opcji nowy dokument jest tworzony automatycznie. Typ, treść i wartość nowego dokumentu jest bezpośrednio pobierana z danych faktury zaliczkowej. Może to wymagać ew. korekty, gdy np. na fakturze była tylko pozycja "zaliczka", a na powiązanym dokumencie magazynowym chcemy umieścić konkretny produkt lub usługi. Wynika stąd wniosek, że przy bardziej złożonych sytuacjach lepiej najpierw utworzyć dokumenty WZ/SU i potem podpinać je do faktury niż wykorzystywać opcje generowania nowych dokumentów magazynowych w oknie faktury zaliczkowej.